Раздел I
Общи положения

Чл. 1. (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) (1) С тази инструкция се уреждат редът и условията за предаването, приемането, обработването, съхраняването и използването на разплащателните ведомости на осигурители, които са прекратили дейността си без правоприемник, както и на документите, въз основа на които се установява осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в организациите по § 12 от преходните и заключителните разпоредби на Закона за собствеността и ползването на земеделските земи . Към разплащателните ведомости се прилагат:
1. трудови договори (заповеди за назначаване);
2. заповеди за преназначаване;
3. заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни годишно;
4. заповеди за освобождаване от работа;
5. трудови книжки;
6. издадени удостоверения обр. УП-1, обр. УП-2, обр. УП-3 и обр. 30.
(2) Когато възнагражденията са изплащани по банков път, се прилагат и следните документи:
1. платежни нареждания с приложен списък с имената на служителите, подписан от лицето, представляващо осигурителя;
2. фишове за възнаграждения, ведомости и други документи, удостоверяващи начисляването или изплащането на възнагражденията.

Чл. 2. (1) Не се приемат и съхраняват документи, чийто срок на съхранение, установен в Закона за Държавния архивен фонд , е изтекъл.
(2) След изтичане на сроковете за съхранение документите се унищожават по реда, определен в Закона за Държавния архивен фонд и правилника за прилагането му.

Чл. 3. Юридическите и физическите лица, държавните учреждения, общините и кметовете, съхраняващи разплащателни ведомости на прекратени осигурители, които нямат правоприемник, не могат да унищожават документите по чл. 1.

Чл. 4. (1) Осигурителите и лицата по чл. 3 отговарят за цялостната дейност по опазването, обработването и предаването на документите по чл. 1 в териториалните поделения на Националния осигурителен институт (ТП на НОИ).
(2) За архивирането на останалата документация лицата по чл. 3 търсят съдействието на органите за управление на Държавния архивен фонд.

Чл. 5. (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) (1) Предаване на документите по чл. 1 се извършва след подаване в ТП на НОИ на заявление-декларация от осигурителя, че е прекратил дейността си. Прекратяване на дейността съгласно чл. 5, ал. 10 КСО е налице в следните случаи:
1. за физическите лица - осигурители, които упражняват дейност въз основа на предварителна регистрация, определена с нормативен акт (адвокати, нотариуси, експерт-счетоводители, регистрирани земеделски производители и тютюнопроизводители и др.), за дата на прекратяване на дейността се счита датата на прекратяване на регистрацията;
2. за физическите лица - осигурители, извън тези по т. 1, които са регистрирани с ЕИК по регистър БУЛСТАТ, за дата на прекратяване на дейността се счита датата на заличаване от регистъра;
3. за еднолични търговци за дата на прекратяване на дейността се счита датата, която е посочена в заявлението-декларация, а за неперсонифицираните дружества - датата, на която органът за управление е приел решение за прекратяване на дейността;
4. за търговските дружества, кооперациите и юридическите лица с нестопанска цел за дата на прекратяване на дейността се счита датата, на която е вписан ликвидатор в търговския регистър, а за банките и застрахователите - датата на решението за определяне на ликвидатор от органа по Закона за кредитните институции или Кодекса за застраховане ;
5. за юридическите лица, извън тези по т. 4, за дата на прекратяване на дейността се счита датата, на която компетентният орган по закон или по учредителен акт е приел решение за прекратяване на дейността;
6. за едноличните търговци, търговските дружества, юридическите лица с нестопанска цел и кооперациите, обявени в несъстоятелност, за дата на прекратяване на дейността се счита датата на влизане в сила на съдебното решение за обявяване в несъстоятелност.
(2) Документите по чл. 1 не се приемат, ако не са прекратени трудовите договори на работниците и служителите.
(3) Документите по чл. 1 не подлежат на предаване, ако са прекратени клонове или поделения на осигурителя или е извършена частична ликвидация на дейността му.
(4) Към заявлението-декларация се прилагат:
1. акт за прекратяване на регистрацията по ал. 1, т. 1, удостоверение от регистър БУЛСТАТ по ал. 1, т. 2, заверени копия от решенията по ал. 1, т. 3 и 5 и удостоверения от търговския регистър или заверени копия от решения по ал. 1, т. 4 и 6;
2. документ за първоначална регистрация за търговските дружества, юридическите лица с нестопанска цел и кооперациите, пълномощно при представяне на заявлението от упълномощено лице, както и други документи, удостоверяващи правомощията на заявителя.
(5) Заявлението-декларация се подава в 30-дневен срок от датата на прекратяване на дейността съгласно ал. 1.

Чл. 6. (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) (1) Документите по чл. 1 могат да бъдат иззети по нареждане на ръководителя на ТП на НОИ, когато:
1. не е подадено заявление-декларация в срока по чл. 5, ал. 5 ;
2. след подаване на заявление-декларация по чл. 5 осигурителят не се е явил в срока, определен за предаване на документите.
(2) Документите се изземват, ако след изтичането на съответния срок по ал. 1 е издадено задължително предписание за предаването им съгласно чл. 108, ал. 1, т. 3 КСО и то не е изпълнено.
(3) Ръководителят на ТП на НОИ може да нареди документите по чл. 1 да се изземат и при следните условия:
1. осигурителят не е прекратил дейност съгласно чл. 5, ал. 1 , но не е извършвал дейност през повече от една календарна година и съществува възможност осигурените лица да не могат да удостоверят осигурителните си права, поради неправилно съхранение на документите по чл. 1 или поради обстоятелството, че не се издават документи за осигурителен стаж и осигурителен доход;
2. издадени са задължителни предписания по чл. 108, ал. 1, т. 3 КСО за начина на съхраняване на документите по ал. 1 и издаването на документи за осигурителен стаж и доход, които не са изпълнени в определения срок.
(4) Документите, иззети по ал. 3, се връщат на осигурителя по негово искане, когато отново започне да извършва дейност и след заплащане на разходите по обработката им.
(5) Задължителните предписания се връчват по реда на чл. 110, ал. 4 КСО.

Раздел II
Предварителна обработка на предстоящата за предаване документация

Чл. 7. (1) (Предишен текст на чл. 7 - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Документите по чл. 1 се обработват от осигурителите, физическите и юридическите лица, държавните учреждения, общините или кметовете съобразно изискванията на този раздел.
(2) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Иззетите на основание чл. 108, ал. 7 КСО документи на прекратени осигурители без правоприемник и на осигурители, обявени в несъстоятелност, се обработват съобразно изискванията на този раздел, за сметка на НОИ, от определени от ръководителя на ТП на НОИ лица.
(3) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Документите, иззети на основание чл. 6 , се обработват от съответното ТП на НОИ съгласно изискванията на този раздел, като разходите по обработването се възстановяват от осигурителите. В случай че осигурителите не възстановят доброволно направените разходи за обработване на документите, сумите се събират по реда на чл. 110 КСО .

Чл. 8. (1) Документите по чл. 1 се систематизират в дела, оформени в отделни папки.
(2) Формирането (обособяването) на делата се извършва чрез групиране на документите по видове.
(3) (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Делото следва да съдържа само един вид документи и да не надвишава 250 листове.

Чл. 9. (1) Обработването на делата за съхраняване се състои в номериране, поставяне на заглавна страница и заверителен надпис и почистване от метални крепители.
(2) Делата се номерират в горния десен ъгъл на листа така, че да не се засяга текстът. Отделен номер получава всеки лист, върху който има текст на лицевата или на обратната страна, независимо дали този текст е цялостен или частичен. Не се номерират празните листове, листовете разделители и обвивките на делата.
(3) Листовете от всякакъв формат, пришити от единия край, независимо от сгъването им се номерират като един лист. Сгънати и пришити през средата, листове се номерират като два листа.
(4) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) В делата, съдържащи заповеди по трудова дейност (трудови договори, заповеди за преназначаване, заповеди за освобождаване и др.), документите се подреждат за всяко едно лице в хронологичен ред.
(5) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Когато при номерацията са пропуснати страници, не се извършва нова номерация, а пропуснатите страници се номерират с цифри и букви.

Чл. 10. (1) При оформяне на заглавната страница на делото се посочват:
1. пълното наименование на осигурителя, а в скоби - съкратеното, ако има такова, и БУЛСТАТ (ЕКПОУ);
2. наименованието на поделението и БУЛСТАТ (ЕКПОУ);
3. заглавието на делото според вида на документите в него;
4. началните и крайните дати на документите в делото.
(2) При промени в наименованието на осигурителя първо се посочва наименованието, което е имал към момента на съставяне на документите. В хронологичен ред се изброяват промените в наименованието и БУЛСТАТ (ЕКПОУ) с означаване на началната и крайната дата на всяка промяна.
(3) Ако делото е формирано от един осигурител, а е приключено от друг, на заглавната страница се добавя наименованието и БУЛСТАТ (ЕКПОУ) на осигурителя-правоприемник.

Чл. 11. (1) В края на всяко дело се прави заверителен надпис, в който се вписва броят на листовете на делото (с цифри и думи), отбелязват се характерните особености на документите и настъпилите изменения в състава и състоянието на делото (повреждане, липса на документи, прилагане на нови документи към делото и т.н.).
(2) Заверителният надпис на книговезки подвързаните документи се прави на вътрешната страна на корицата.
(3) Заверителният надпис се подписва от съставителя, като се посочват длъжността му и датата на съставяне.

Чл. 12. (1) След оформянето на делата се съставят описи, които се състоят от:
1. заглавен лист;
2. данни за делата (описание на документите в делата);
3. рекапитулация.
(2) (Доп. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) В заглавния лист на описа се вписват пълното, а в скоби съкратеното наименование на осигурителя, БУЛСТАТ (ЕКПОУ), поредният номер на описа, началната и крайната дата на включените в описа дела и броят на листовете на описа. Ако липсват документи, се вписва периодът, за който се отнасят.
(3) При промени в наименованието на осигурителя в заглавния лист първо се вписва последното му наименование. След това се изброяват останалите наименования (от първото до последното) с означаване на началната и крайната дата на всяка промяна.
(4) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Когато осигурителят е имал поделения, които самостоятелно са водили разплащателни ведомости, за всяко от тях се съставят отделни описи на делата.
(5) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Описите се подписват и подпечатват от осигурителите и лицата по чл. 3 , като се изготвят в три екземпляра - по един за ТП на НОИ, архивохранилището и за осигурителя.

Чл. 13. (1) В описа се включват следните данни за делата:
1. пореден номер на делото;
2. заглавие на делото;
3. начална и крайна дата на документите в делото;
4. брой на листовете, включени в делото;
5. забележка относно особеностите и физическото състояние на делото, липсващи документи и периодът, за който се отнасят.
(2) В края на всеки опис се прави рекапитулация с цифри и думи за броя на описаните дела.

Чл. 14. Описите се подписват и подпечатват от осигурителите (физическите или юридическите лица, ръководителите на държавните учреждения и кметовете) или от упълномощени от тях длъжностни лица. Те се изготвят в три екземпляра - по един за ТП на НОИ, архивохранилището и лицата.

Раздел III
Предаване и приемане на документите

Чл. 15. (1) (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Документите по чл. 1 се предават от осигурителите и лицата по чл. 3 в ТП на НОИ, на територията на което са седалищата им. Физическите лица - осигурители, предават документите в ТП на НОИ по постоянен адрес. Документите се предават след представяне в ТП на НОИ на заявлението-декларация по чл. 5, ал. 1 . Ръководителят на ТП на НОИ определя датата за приемане на документите.
(2) Документите по чл. 1 могат да се предават и в съответното териториално архивохранилище по реда на ал. 1.
(3) Превозването на документите до мястото на предаването им е за сметка на лицата по ал. 1.

Чл. 16. Когато документите по чл. 1 са предадени в ТП на НОИ, транспортирането им до определеното архивохранилище е за сметка на ТП на НОИ, в което са предадени.

Чл. 17. (1) В ТП на НОИ и в архивохранилищата се приемат само документи, които са обработени съобразно посочените в раздел II изисквания.
(2) (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Неправилно обработените документи се връщат на осигурителите и лицата по чл. 3 с указания за дообработване, като превозването им е за тяхна сметка.

Чл. 18. (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Документите се приемат от приемателни комисии към ТП на НОИ, една от които е постоянно действаща. Комисиите се определят със заповед на ръководителя на ТП на НОИ и се състоят от председател и двама членове. Когато документите се предават в архивохранилище, те се приемат от постоянно действащата приемателна комисия към ТП на НОИ, на чиято територия се намира архивохранилището.

Чл. 19. Приемателната комисия има следните функции:
1. (доп. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) проучва правилната обработка на делата и съставените описи, преглежда документите и взема решение за приемането или връщането им за дообработване, като се дават и съответните указания;
2. предоставя съставените описи на делата за одобрение от ръководителя на ТП на НОИ или от упълномощено от него длъжностно лице;
3. съставя приемателно-предавателните протоколи.

Чл. 20. (1) Приемането на документите в ТП на НОИ и в архивохранилището се извършва с приемателно-предавателен протокол.
(2) Описите на делата се одобряват от ръководителя на ТП на НОИ или от упълномощено от него длъжностно лице и представляват неразделна част от приемателно-предавателния протокол.

Чл. 21. Приемателно-предавателният протокол се подписва от упълномощени от осигурителите длъжностни лица и от членовете на постоянно действащата приемателна комисия. Протоколът се изготвя в три екземпляра - по един за ТП на НОИ, архивохранилището и осигурителите.

Чл. 22. (1) След подписване на приемателно-предавателния протокол ръководителят на ТП на НОИ, на чиято територия е седалището на осигурителя, или упълномощено от него длъжностно лице издава на осигурителите по чл. 5, ал. 10 КСО удостоверение за предаване на разплащателните ведомости.
(2) Когато осигурителят няма наети лица и не води разплащателни ведомости, се издава удостоверение, в което се вписват посочените обстоятелства.
(3) Когато липсват разплащателните ведомости изцяло или за определен период от време, се издава удостоверение, в което се вписват посочените обстоятелства.
(4) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) След подаване на заявлението-декларация по чл. 5, ал. 1 се извършва проверка от контролните органи на ТП на НОИ за задължения на осигурителите. Удостоверенията по ал. 1 - 3 се издават след приключване на проверката.
(5) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Срокът за валидност на удостоверенията е шест месеца считано от датата на издаването.

Чл. 23. Приемателно-предавателните протоколи се систематизират в ТП на НОИ и в архивохранилището в отделни папки по реда на постъпване на документите.

Чл. 24. (1) Предадената в ТП на НОИ документация се завежда в регистър на постъпленията по реда на нейното постъпване. Регистърът съдържа следните данни:
1. пореден номер на постъплението;
2. дата на постъпването;
3. наименование и адрес на осигурителите и БУЛСТАТ (ЕКПОУ);
4. вид на предадените документи и периодите, за които се отнасят.
(2) При промени в наименованието на осигурителя първо се посочва последното му наименование. След това се изброяват останалите наименования (от първото до последното) и БУЛСТАТ (ЕКПОУ) с означаване на началната и крайната дата на всяка промяна.
(3) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Приетата от приемателните комисии към ТП на НОИ документация се предава в съответното архивохранилище с приемателно-предавателен протокол по образец, подписан от представители на комисиите на архивохранилището и на предаващото документацията ТП на НОИ.

Раздел IV
(Отм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.)
Съхраняване на приетите документи

Чл. 25. (Отм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.).
Чл. 26. (Отм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.).
Чл. 27. (Отм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.).
Чл. 28. (Отм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.).

Раздел V
Съхраняване и използване на документалния масив
(Загл. изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.)

Чл. 29. (Нов - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) (1) Документите по чл. 1 обособяват самостоятелен документален масив.
(2) За организиране, съхранение и използване на документалния масив се създават архивохранилища.
(3) Архивохранилищата се управляват от ръководителите на съответните ТП на НОИ, на чиято територия са разположени.
(4) Централното управление на НОИ оказва методическа помощ и упражнява контрол по състоянието, съхраняването и използването на документите в архивохранилищата.

Чл. 29а. (Предишен чл. 29, изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) (1) Националният осигурителен институт създава и поддържа информационна система за съдържанието на документите по чл. 1 под формата на електронно досие на всеки осигурител.
(2) Предадената в ТП на НОИ и архивохранилищата документация се завежда в единен регистър и документите се подреждат в архивохранилището по предварително изготвена схема.
(3) Стелажите и клетките на стелажите се номерират.
(4) На всеки стелаж се поставя указател, който съдържа следните данни:
1. брой клетки на стелажа;
2. наименование на осигурителите и номера на клетките, в които са разположени съответните документи;
3. вид на документите;
4. периодите, за които се отнасят.

Чл. 30. (1) До създаването на електронно досие на всеки осигурител документите, приети за съхранение в ТП на НОИ и в архивохранилищата, се използват за издаване на документи за осигурителен стаж и осигурителен доход.
(2) (Доп. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) При искане на заинтересованите лица се издават и документи за трудов стаж и за доход във връзка с данъчно облагане по Закона за данъците върху доходите на физическите лица .

Чл. 31. След създаването на електронно досие на всеки осигурител информацията от него се използва за изчисляване и отпускане на пенсии и парични обезщетения.

Чл. 32. (1) (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Документите по чл. 30 се издават въз основа на писмена молба от лицето, за което се отнасят, или от неговите наследници, в която се посочват: трите имена, ЕГН, адресът, наименованието на осигурителя, при когото е работило, заеманата длъжност, периодът на работа, видът на искания документ и периодът, за който се отнася документът. Молбата се подава лично в ТП на НОИ или в архивохранилището.
(2) При промени в наименованието на осигурителя лицето посочва наименованието, което осигурителят е имал по време на полагане на стажа. По възможност лицето посочва предишни и следващи наименования на осигурителя.
(3) (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) При необходимост от лицето се изисква попълване на декларация за идентичност на имената и/или представяне на документ от службата по гражданско състояние към общината.
(4) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Молбата по ал. 1 може да се подава и от упълномощено лице с нотариално заверено пълномощно. В този случай към молбата се прилага и копие от пълномощното.
(5) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Когато молбата по ал. 1 се подава от наследници на лицето, към нея се прилага и удостоверение за наследници.

Чл. 33. (Отм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.).

Чл. 34. (1) (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Документите по чл. 30 се издават безплатно в срок до 14 дни, а ако обективно се изисква по-дълъг срок за събиране на всички данни и това затруднява издаването на документа - срокът е до 30 дни.
(2) (Доп. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Документите по чл. 30 се връчват лично на лицата или на упълномощеното от тях лице срещу подпис и съответно датиране или се изпращат по пощата с препоръчано писмо с обратна разписка.
(3) (Нова - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Дубликати на издадени документи се издават срещу заплащане съгласно Тарифа за цените и начините за ценообразуване за изготвяне на специализирани продукти и услуги на НОИ.

Чл. 35. Молбата по чл. 32, ал. 1 се завежда, а документите по чл. 30 се извеждат във входящо-изходящ дневник.

Чл. 36. Ръководителят на ТП на НОИ със заповед определя лицата, които могат да издават документи за осигурителен стаж и доход.

Чл. 37. (1) (Доп. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) При поискване информация от документалния масив се предоставя на Изпълнителна агенция "Главна инспекция по труда", контролните органи на Министерството на финансите, органите на Министерството на вътрешните работи и на органите на съдебната власт и Националната агенция за приходите.
(2) (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Информацията се предоставя под формата на удостоверение или заверено копие на оригинала.

ДОПЪЛНИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА

§ 1. По смисъла на раздел I "документи, въз основа на които се установява осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в организациите по § 12 от преходните и заключителните разпоредби на Закона за собствеността и ползването на земеделските земи" са:
1. документите по чл. 1;
2. протоколните книги за установяване на членството в ТКЗС;
3. декларациите за членство в ТКЗС;
4. партидните книги за начислените трудодни на член-кооператорите и на членовете на техните домакинства срещу вложения от тях труд;
5. списъците на производствените бригади;
6. списъците на постоянно заетите на работа кооператори;
7. книгите за пенсионните вноски;
8. книгите за отработените трудодни на кооператорите;
9. книгите за семеен акорд;
10. изплащателните картони;
11. личните досиета;
12. азбучниците;
13. книгите за отчитане на труда.

ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§ 2. (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Предаването и приемането на документите по чл. 1 на прекратени осигурители без правоприемник, съхранявани от физически и юридически лица, държавни учреждения, общини или кметове, се извършва по реда на раздел III в двугодишен срок от влизане в сила на инструкцията.
§ 3. (Изм. - ДВ, бр. 40 от 2007 г.) Инструкцията се издава на основание чл. 5, ал. 12 от Кодекса за социално осигуряване.
§ 4. Инструкцията влиза в сила от 1 юли 2005 г.

Източник: НОИ