Съгласно чл. 173, ал. 1 от Кодекса на труда, платеният годишен отпуск се ползва от работника или служителя с писмено разрешение от работодателя.

Разрешението на работодателя следва да бъде оформено в писмен акт (заповед, нареждане и др.), в който по безспорен начин да бъде конкретизиран размерът на разрешения отпуск, началната му дата и името на лицето, което е искало да ползва отпуска.

Екземпляр от заповедта следва да бъде връчен и на работника или служителя, който в противен случаи може да се окаже в неблагоприятното положение, че отсъства от работа без уважителни причини.

Всеки работник или служител трябва да знае, че е рисковано да ползва платен годишен отпуск, без да е получил писмена заповед.

По различни причини, след като работодателят чрез резолюция върху молбата е дал съгласието си за ползване на отпуска, писмен акт може да не бъде издаден или да бъде издаден с друга начална дата и/или размер на искания отпуск.

Ако в конкретния случай работодателят издаде заповед за дисциплинарно наказание на лицето, може да възникне трудов спор, който следва да се реши от съда. При решаване на спора резолюцията върху молбата на лицето може да послужи за писмено доказателство, че то не е нарушило трудовата дисциплина.